Kako s koledarjem povečati svojo produktivnost?
V podjetniških krogih in družbah poslovnežev se pogosto pojavijo debate o vlogi koledarju za produktivnost posameznika. Splošno načelo, ki se je uveljavilo skozi leta, pravi, da se vnaprej določeni termini vnašajo v koledar, medtem ko se naloge, zadolžitve in opomniki beležijo v rokovniku.
V omenjenih debatah se običajno pozabi omeniti, katere opombe si dejansko zaslužijo mesto na koledarju ter kako z uporabo tiskanega koledarja v vaši pisarni, delovnem prostoru ali domu maksimirati svojo produktivnost v razpoložljivem času in delovati učinkovito. Za vas smo v nekaj točkah strnili nasvete, z upoštevanjem katerih boste pripomogli k temu, da vaš stenski koledar postane del vašega sistema načrtovane produktivnosti.
Ne odlašajte, beležite sproti!
Če dogovorjen sestanek zamudite ali na njega pozabite, lahko ta napaka močno škoduje vašemu ugledu. Morda se lahko za zamujeno praznovanje rojstnega dne družinskega člana še odkupite, v poslu pa lahko takšne organizacijske nespretnosti pomenijo skrhane odnose med poslovnimi partnerju, prekinitev sodelovanja in izgubo dobička.
Da bi to preprečili, si vse dogovorjene sestanke, srečanja, roke oddaj in dokončanja projektov ter ostale obveznosti v koledar zabeležite nemudoma, ko za njih izveste. Zanašanje zgolj na svoj spomin se na dolgi rok redko obrestuje.
Ne pozabite preveriti svojih vnosov v koledar
Sliši se zelo enostavno. Za učinkovito uporabo tiskanih koledarjev ni dovolj, da si svoje obveznosti zgolj zabeležimo, svoj vnose v koledar moramo tudi vsakodnevno preveriti. Tako vidimo, katera opravila čakajo na nas v prihajajočih dneh.
Namen koledarja je, da razbremeni vaš spomin. Z navajanjem na to, da pogosto preverite svoje obveznosti, vpisane v koledar, boste svojim možganom zagotovili več energije za kreativno razmišljanje. Prav tako boste v svojem delu bolj produktivni, saj vas ne bodo zavirale skrbi, da ste pozabili na nekaj pomembnega.
Datum in ura
Namen koledarja je beleženje dogodkov, ki so načrtovani na določen datum ter ob določenem časovnem terminu. Če vaše opravilo nima zahtevanega natančnega časa izvedba, ga namesto na koledar raje zabeležite v rokovnik ali planer. Prepričanje, da se načrtovano delo tudi opravi, do neke mere drži. A z dodajanjem nepomembnih ali manj pomembnih opravkov v vaš koledar, bodo le-ti dobili prednost pred pomembnejšimi obveznostmi. Vaše naslednje opravilo morate določiti glede na njegovo pomembnost. Z dodajanjem nerelevantnih opravkov v svoj koledar jim posledično pripisujete pomembnost, ki si je ne zaslužijo. Ko v koledar zabeležite zgolj časovno specifične dogodke, boste v preostalem času imeli dovolj priložnost tudi za dokončanje opravil, ki niso vezana na določen termin.
Poskrbite za dostopnost iz večih lokacij
Ena izmed prednosti elektronskih koledarjev je njihove prenosljivost in dostop iz večih lokacij, a obstaja tudi način, da v žep pospravite svoj tiskani koledar. Začnite z novo rutino in vsak dan pred odhodom iz službe z vašim mobilnim telefonom fotografirajte koledar z opombami in dopisi. Fotografijo lahko nato obdržite na telefonu ali pa se odločite za bolj organiziran pristop in le-to shranite v oblak, kjer boste lahko dostopali do vašega koledarja iz večih naprav, ob enem pa ga boste lahko delili tudi z drugimi. S tem se zavarujete tudi v primeru izgube – telefona ali koledarja.
Načrtujte motnje in prekinitve
Kljub brezhibnemu planiranju se bodo tekom delovnega tedna pripetile nepričakovane motnja in prisilne prekinitve vašega dela. Za reševanje takšnih primerov si na vašem koledarju pustite tudi nekaj praznega prostora. Čeprav se ti dogodki zdijo redki se prestavitve sestankov, neprestavljive družinske obveznosti in zamude, ki povzročijo nepotrebno čakanje v vašem procesu dela, dogajajo pogosto. Izgubljeni čas lahko tem obveznostim namenite v prostih terminih iz vašega koledarja. Za preprečevanje ostalih distrakcij med delovnim procesom umaknite vaš mobilne telefon vstran od delovnega prostora ali izklopite prejemanje mobilnih obvestil v času globoke koncentracije.
Ne postavljajte rokov na ponedeljek
Za nezavidljivo število posameznikov ponedeljki niso najbolj produktivni dnevi v tednu. Številni zaposleni ta dan uporabijo za postopen prehod na delovne obrate po sprostitvi med vikendom. Z mislijo na to si torej ni priporočljivo pomembnih obveznosti in rokov dokončannja projektov postavljati na ponedeljek. Naš urnik in koledar si sestavimo tako, da bomo najbolj zbrani in energični, ko bo to najbolj potrebno, bolj rutinska opravila pa pustimo za obdobja, ko potrebujemo počitek.
Koledarji za vaše delovno mesto
Če so vam navedeni nasveti pomagali pri razumevanju učinkovite uporabe koledarjev, vam svetujemo, da obiščete spletno trgovino Tiskarne Ekart in si ogledate našo ponudbo koledarjev za leto 2021. Zagotovo boste med številnimi izdelki našli takšnega, ki vam najbolj ustreza, pa naj bo to ležeči ali pokončni tedenski namizni koledar, ki vam omogoča beleženje obveznosti na urni osnovi, tridelni koledar, s katerim boste imeli odličen pregled na preteklimi in prihajajočimi dogodki ali pa koledar z vizualno podobo, ki vas bo napolnila z energijo ob vsakem prihodu v pisarno.